Tietosuojaseloste

Mitä tietoja keräämme?

Käsittelemme tietoja, jotka annat meille yhteydenoton, tarjouspyynnön, laskurin tai muun lomakkeen kautta.

• nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
• viestit ja tarjouspyyntöjen sisältö
• kohteen perustiedot ja laskureiden lähettämät tiedot
• lomakkeilla lähetetyt kuvat, liitteet ja niiden tiedostolinkit
• mahdolliset työn suunnitteluun, tarjoukseen ja toteutukseen liittyvät lisätiedot

Mihin tietoja käytetään?

Tietoja käytetään yhteydenottoihin vastaamiseen, kohteen arviointiin, tarjouksen laatimiseen, työn suunnitteluun ja asiakassuhteen hoitamiseen.

Jos tilaat palvelun, tietoja voidaan käyttää myös työn toteutukseen, laskutukseen, kirjanpitoon ja lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen.

Käsittelyn peruste

Tietojen käsittely perustuu ensisijaisesti sopimuksen valmisteluun, asiakkaan pyyntöön, oikeutettuun etuun sekä lakisääteisiin velvoitteisiin, kuten kirjanpitoon.

Kuinka kauan säilytämme tietoja?

Säilytysaika määräytyy tiedon käyttötarkoituksen ja tarpeellisuuden mukaan. Pelkkä mahdollisuus tulevaan myyntiin ei tarkoita, että kaikkia tarjouspyyntöjä säilytettäisiin varmuuden vuoksi.

• Avoin tarjouspyyntö: säilytämme tarpeelliset tiedot yhteydenoton, kohteen selvittämisen ja tarjouksen käsittelyn ajan. Jos hanke siirtyy, jatkokäsittelystä ja ajankohdasta sovitaan asiakkaan kanssa. Vanhentunut pyyntö ei jää avoimeksi ilman syytä.
• Myyntiin johtamaton liidi tai päättynyt tarjous: poistamme tai anonymisoimme tiedot, kun asian käsittely on päättynyt eikä säilyttämiselle ole muuta yksilöityä perustetta. Mahdollisesta jatkoselvittelystä tai oikeusvaateesta säilytetään vain sen hoitamiseen tarpeelliset tiedot ja vain tarvittavan ajan. Tietoja ei siirretä tämän vuoksi automaattisesti markkinointirekisteriin.
• Toteutunut asiakkuus: säilytämme tarpeelliset tiedot työn, laskutuksen ja asiakassuhteen hoitamiseen sekä sovellettavien takuu-, vastuu-, kirjanpito- ja muiden lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen. Lakisääteinen säilytys koskee kyseistä aineistoa, ei kaikkia liidin alkuperäisiä viestejä tai liitteitä.
• Erillinen suostumukseen perustuva markkinointirekisteri: tarjouspyynnön lähettäminen ei liitä sinua siihen. Jos otamme tällaisen rekisterin käyttöön erillisellä luvallasi, tietoja käsitellään ilmoitettuun markkinointitarkoitukseen luvan voimassaolon ja tarpeellisuuden ajan. Luvan peruminen lopettaa siihen perustuvan markkinoinnin; vain tarpeellinen tieto kiellon noudattamisesta ja suostumuksen osoittamisesta voidaan säilyttää asianmukaisella perusteella.

Tietojen tarpeellisuus tarkistetaan käsittelyn päättyessä ja vähintään neljännesvuosittain tehtävässä manuaalisessa tarkistuksessa. Tarpeettomat tiedot poistetaan tai anonymisoidaan. Poistaminen ei ole automaattinen järjestelmätoiminto. Sama tarve arvioidaan asiaan liittyvien sähköpostien, liitteiden ja työkopioiden osalta. Varmuuskopiot eivät ole aktiivinen asiakasrekisteri; palautuksen yhteydessä aiemmin tehdyt poistot on huomioitava uudelleen.

VARMEAn tietojen säilytys, Metan oma säilytys ja selaimen suostumuksen voimassaolo ovat eri asioita. Meta määrittelee oman käsittelynsä säilytyksen sovellettavissa palveluehdoissa ja tietosuojakäytännössä. Paikallisen Meta-suostumusmerkinnän enintään 180 päivän voimassaolo ei ole Metan tapahtumien tai VARMEAn liidien säilytysaika. Suostumuksen peruminen ei automaattisesti poista jo lähetettyjä tietoja Metasta.

Tietojen luovutus

Emme myy henkilötietoja. Tietoja voidaan luovuttaa vain silloin, kun se on työn toteutuksen, laskutuksen, viranomaisvelvoitteen tai käytössä olevien palveluntarjoajien kannalta tarpeellista.

Käytämme esimerkiksi verkkosivuston, lomakkeiden, sähköpostin ja laskutuksen teknisiä palveluntarjoajia.

Sivuston analytiikka

Analytiikan ja markkinoinnin valinnat ovat erilliset. Googlen Consent Mode -asetuksissa analytiikkavalinta ohjaa analytiikkatallennusta ja markkinointivalinta mainonnan tallennusta, mainoskäyttäjätietoja ja mainosten personointia koskevia lupia. Tämä ei lähetä lomakevastauksia Pixelille eikä ota käyttöön uutta mainostunnistetta tai palvelinintegraatiota.

Käytämme Google Analyticsia ja Microsoft Claritya sivuston toiminnan mittaamiseen ja kehittämiseen vain analytiikkasuostumuksella.

Clarityn avulla voidaan tarkastella esimerkiksi sivujen käyttöä, klikkauksia ja vieritystä. Lomakekentät pyritään maskaamaan niin, ettei nimiä, puhelinnumeroita, sähköposteja, osoitteita tai vapaita viestikenttiä tallennu Clarity-tallenteisiin.

Meta Pixel ja mainonnan mittaus

Käytämme Meta Pixeliä Facebook- ja Instagram-mainonnan tulosten mittaamiseen. Käsittelyn peruste on markkinointisuostumuksesi, jonka annat valinnalla ”Hyväksy kaikki” tai sallimalla erikseen markkinoinnin ja tallentamalla valinnat. Ilman tätä suostumusta Pixeliä ei käynnistetä.

Metalle välitetään sivun katselu (PageView) sekä onnistunut yhteydenotto (Lead). Lead lähetetään vasta, kun sivustomme palvelin on varmistanut lomakelähetyksen tallentumisen. Tapahtumille välitetään yksilöllinen tapahtumatunniste. Selain välittää lisäksi teknisiä tietoja, kuten IP-osoitteen, selain- ja laitetietoja sekä tapahtuman ajankohdan.

Mittaus toimii eristetyssä kehyksessä, ja Metalle näkyy vain sen vakio-osoite. Asiakassivun URL-osoitetta tai kyselyparametreja, viittaajaosoitetta, lomakevastauksia tai liitteitä ei välitetä mittaukseen. Sivuston oma attribuutio käsitellään erikseen eikä sen UTM- tai mainostunnisteita välitetä Pixelille.

Toteutus ei luo sivuston _fbp- tai _fbc-evästeitä. Metan verkkotunnuksella olevia evästeitä voidaan välittää selaimen asetusten sallimissa rajoissa. Meta Conversions API, Advanced Matching ja automaattinen tapahtumien tunnistus eivät ole käytössä. Lomakkeen tiedot käsitellään edelleen tarjouspyyntöä tai muuta yhteydenottoasi varten tämän selosteen mukaisesti.

Meta-tapahtumatietojen tämän yhteisrekisterinpitäjyysjärjestelyn piiriin kuuluvassa keräämisessä ja Metalle siirtämisessä VARMEA (Käre Oy) ja Meta Platforms Ireland Limited toimivat yhteisrekisterinpitäjinä. VARMEA (Käre Oy) vastaa verkkosivustolla annettavista tiedoista, suostumuksen pyytämisestä ja suostumuksen mukaisesta lähettämisestä. Metan kanssa sovellettava vastuunjako kuvataan rekisterinpitäjiä koskevassa lisäyksessä. Voit käyttää tähän käsittelyyn liittyviä oikeuksiasi ottamalla yhteyttä kumpaan tahansa osapuoleen: VARMEAan osoitteessa info@varmea.fi tai Metaan sen tietosuojakäytännön yhteydenottokanavista. Meta vastaa lisäyksessä sille osoitetuista rekisteröityjen oikeuksiin liittyvistä tehtävistä; yhteydenotto VARMEAan on silti mahdollinen.

Metan rooli riippuu käsittelyn tarkoituksesta. Siltä osin kuin Meta tuottaa mittaus- ja analytiikkapalveluja puolestamme käsittelijänä, siihen sovelletaan kyseisen palvelun käsittelyehtoja. Tämä ei tarkoita, että Meta toimisi kaikessa käsittelyssä käsittelijänä. Metan oma myöhempi tietojen käyttö kuvataan sen tietosuojakäytännössä. Meta voi yhdistää tapahtumatietoja muihin tietoihinsa ja käyttää niitä ehtojensa mukaisesti muun muassa mittaukseen sekä palvelujen ja mainosten personointiin. Sivustomme Pixelin tarkoitus on Facebook- ja Instagram-mainonnan tulosten mittaaminen.

Tietojen vastaanottaja on Meta Platforms Ireland Limited (Irlanti). Tietoja voidaan käsitellä myös EU/ETA-alueen ulkopuolella. Metan Euroopan tiedonsiirtoa koskevan lisäyksen soveltamisalaan kuuluvissa siirroissa Meta Platforms, Inc:lle Yhdysvaltoihin käytetään EU–USA Data Privacy Framework -järjestelyä silloin, kun kyseinen siirto kuuluu sen kattavuuteen ja vastaanottajan soveltuva sertifiointi sekä Euroopan komission riittävyyspäätös ovat voimassa. Tämä ei vahvista kaikkien muiden vastaanottajien, alihankkijoiden tai jatkosiirtojen siirtoperustetta. Lisätietoja sovellettavista siirtosuojatoimista on Metan Euroopan tiedonsiirtoa koskevassa lisäyksessä ja Metan tietosuojakäytännössä. Voit pyytää meiltä tietoja omaan käsittelyymme sovellettavista suojatoimista osoitteesta info@varmea.fi.

Voit perua markkinointisuostumuksesi sivuston ”Evästeasetukset”-painikkeesta valitsemalla ”Kiellä valinnaiset” tai poistamalla markkinoinnin valinnan kohdasta ”Muokkaa valintoja” ja tallentamalla valinnat. Tällöin mittauskehys poistetaan ja uusien Pixel-tapahtumien lähetys lopetetaan. Peruminen ei vaikuta ennen perumista suostumuksen perusteella tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen. VARMEAn tietosuojapyynnöt voit lähettää osoitteeseen info@varmea.fi.

Meta-mittausta varten tallennamme selaimen paikalliseen tallennustilaan erillisen suostumusversion ja hyväksynnän ajankohdan. Merkintä ei sisällä nimeä tai yhteystietoja eikä sitä välitetä Metalle. Hyväksynnän tekninen voimassaoloaika on enintään 180 päivää; vanhentunut merkintä poistetaan seuraavassa sivustolla tehtävässä tarkistuksessa. Voit poistaa sen aiemmin perumalla markkinointisuostumuksesi tai tyhjentämällä selaimen sivustotiedot. Pelkkää ennen Meta-kuvausta tallennettua ”Hyväksy kaikki” -valintaa ei käytetä tämän suostumusversion hyväksyntänä. Pyydämme silloin uuden valinnan nykyisessä evästebannerissa. Tämä ei itsessään nollaa aikaisempaa analytiikkavalintaasi.

Suostumuksen peruminen poistaa paikallisen Meta-suostumusmerkinnän ja mittauskehyksen sekä estää uudet Pixel-tapahtumat. Kielteisen valinnan aikana syntyneitä tapahtumia ei lähetetä takautuvasti uuden hyväksynnän jälkeen. Peruminen ei poista Metalle jo välitettyjä tietoja tai Metan omalle verkkotunnukselle tallennettuja evästeitä; viimeksi mainittuja voit hallita selaimesi ja Metan asetuksissa.

Facebookin ja Instagramin Meta Instant Form -pikalomakkeet

Kun lähetät VARMEAn pikalomakkeen Facebookissa tai Instagramissa, saamme Metan kautta nimesi, puhelinnumerosi, asennuskohteen paikkakunnan ja kohteen tyypin. Ilmalämpöpumppua koskevassa lomakkeessa saamme lisäksi vastauksesi ilmalämpöpumpun käyttötarkoitukseen (esimerkiksi lämmitys, lisälämpö, ylläpitolämmitys, viilennys tai vanhan pumpun vaihto) sekä lämmitettävän tai viilennettävän tilan pinta-alaluokan. Pikalomakkeemme eivät tällä hetkellä kysy sähköpostiosoitetta. VARMEA (Käre Oy) toimii vastaanottamiensa tietojen rekisterinpitäjänä.

Käytämme tietoja pyytämääsi yhteydenottoon, tarjouspyyntösi käsittelyyn, tarpeesi kartoitukseen ja tarjouksen laatimiseen. Yksityisasiakkaan pyynnön käsittely perustuu sopimuksen tekemistä edeltäviin toimiin hänen pyynnöstään (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta). Lomakkeen lähettäminen ei ole suostumus uutiskirjeisiin tai muuhun erilliseen suoramarkkinointiin eikä verkkosivustomme Meta Pixel -mittaukseen.

Tietoja käsittelevät vain yhteydenoton ja tarjouksen hoitamiseen niitä tarvitsevat henkilöt sekä tarpeelliset tekniset palveluntarjoajat sovellettavien sopimusten mukaisesti. Emme myy lomaketietoja. Säilytämme tiedot yhteydenoton ja tarjouksen käsittelyn ajan ja poistamme ne, kun niitä ei enää tarvita näihin tarkoituksiin. Jos asiakkuus syntyy, tarpeellisia tietoja käsitellään asiakassuhteen ja lakisääteisten velvoitteiden mukaisesti. Poistopyynnön voi tehdä alla olevilla ohjeilla.

Pikalomake toimii Metan palvelussa. Sivustomme evästevalinta ei hallitse Metan palvelun omaa käsittelyä. Metan käsittelystä ja oikeuksien käyttämisestä kerrotaan Metan tietosuojakäytännössä. Metan palveluihin voi liittyä käsittelyä EU/ETA-alueen ulkopuolella. Pixel-tapahtumatietojen edellä kuvattua yhteisrekisterinpitäjyysjärjestelyä ei sovelleta tässä selosteessa automaattisesti pikalomakkeen tietoihin; Metan oma palvelukäsittely määräytyy sitä koskevien ehtojen mukaan.

Sinun oikeutesi ja tietojen poistaminen

Sinulla on oikeus pyytää nähtäväksi itseäsi koskevat tiedot, pyytää virheellisen tiedon korjaamista ja pyytää tietojen poistamista silloin, kun säilyttämiselle ei ole perustetta.

Lähetä pyyntö osoitteeseen info@varmea.fi, esimerkiksi otsikolla ”Tietojen poistopyyntö”. Kerro yhteydenotossa käyttämäsi nimi ja yhteystieto, tuliko yhteydenotto verkkosivulta vai Metan pikalomakkeelta sekä mahdollinen ajankohta. Älä lähetä henkilötodistuksen kopiota tai muita tarpeettomia arkaluonteisia tietoja. Jos tunnistaminen edellyttää lisätietoja, pyydämme vain tarpeelliset tiedot erikseen. Voit kysyä neuvoa myös numerosta 040 591 0811.

Vastaamme oikeuksien käyttämistä koskevaan pyyntöön yleensä kuukauden kuluessa. Ilmoitamme mahdollisesta lain sallimasta lisäajasta ja sen syystä. Poistamme tiedot, joiden säilyttämiselle ei ole perustetta; esimerkiksi lakisääteisesti säilytettäviä kirjanpitotietoja ei voida poistaa ennen säilytysvelvoitteen päättymistä.

Sinulla voi olla myös oikeus käsittelyn rajoittamiseen, tietojen siirtämiseen ja käsittelyn vastustamiseen sovellettavan käsittelyperusteen mukaisesti. Voit tehdä kantelun tietosuojavaltuutetulle.

Evästeasetuksissa tehty suostumuksen peruminen estää uuden Meta Pixel -mittauksen, mutta ei yksin poista aiemmin lähetettyjä tapahtumia tai tarjouspyynnön tietoja. Pyydä VARMEAn hallussa olevien tietojen poistamista yllä olevasta osoitteesta. Metan oman palvelun tietoja koskevat pyynnöt voit tehdä myös Metan tietosuojakäytännössä kuvatuilla tavoilla.